コンピューターを知らない人の為に贈るシステム移行ノウハウ
このブログの概略
- あなたの会社では何十年も前のコンピュータを使っていませんか？
- システムが古くて顧客の要望に応えられず迷惑をかけていませんか？
- 社内にシステム部門が無くて他部署の職員が兼務していませんか？
- システムと聞くと英語やカタカナが多くて難しいと思ってませんか？
・実は、全国の企業では２０２１年２割強の企業で情報システム部門の
人員が１～２名というアンケート結果があるのです。
・何故なら経営者はコンピュータ会社に保守料を支払ってるのだから、
専門の人員は必要無いのでは？と考えているのです。
・私は２０数年システム部門でコンピュータの運用、開発、移行を
経験したので システム部門の苦労はよく分かります。
・この記事では、私がシステム部門で身に付けたシステム移行のテクニック
をコンピューター用語を一切使わずに 読者の方にお伝えします。
・この記事を読んだら 専門用語など知らなくても
システム移行が 安心して 簡単に出来るテクニックを身に着けられます
こんな経験のある方に是非読んでもらいたい
●数十年前のシステムをなんとなく使っているけど不具合も無い
●でも顧客の要望にはあまり対応出来ない事が多いんだよね
●社内の業務は手書きで資料は紙で印刷・・昭和って感じはある
●社内のコンピューターも見た目かなり古い感じがする
●システム移行をするにしても前任者は定年退職してしまってる
●さらにシステムの内容は既に誰も分からない・・・
●我社には明確なシステム部門が無い！
●経理や総務にパソコンに多少詳しい社員がいることはいるが・・・
中小企業の皆さんの中で
これらに当てはまる方が 結構いらっしゃるのでは？
プロローグ
全てはここから始まった！コンピューター会社からの突然の電話
ITベンダー
急なお話しで恐れ入りますが お客様の
コンピュータの部品が製造停止となりますので
早急にコンピューターの入替えを考えて
頂きたいのですが・・・
システム素人の あなた
製造停止！？
コンピューターの入替え？
早急にって何？
突然何という電話なんでしょうか！
ステムを全く知らない俺に何をやれと言うのか！
平穏無事に過ごしていた会社に嵐が吹き出した
＜今までは＞
●数十年前に当時コンピュータ部門の職員が作った基幹業務システムが
細々と稼働していた
●今のシステムでは顧客から請求書をメールで送って欲しいとか
去年の請求書を再発行してくれとか 要望には応えられないでいた
●何をどうすれば良いのか分からない中 資料などはエクセルが
詳しい若手社員が一から 作り上げて それを利用している
●社内には大きなオフコンといわれる コンピューターが隅の方に
鎮座されている・・・（神の領域）
●そのオフコンの緑色の画面に担当の女子社員はマシンガンを打つように
ガンガンとデータを入力して 請求書や納品書が印刷される
こんな調子で 顧客には多少のご迷惑はかけていたものの 何事もなく
最近まで業務を行っていたのですが・・・
コンピュータ会社からのあの電話で
システム用語さえ知らないあなたが
「新システム移行プロジェクト」を
推進する担当となる事だってあるのです
新システム？ 何ですと～～！
移行？ 俺が！ 担当？ マジで？
システム移行って何？
システム移行とは古くなったコンピュータや業務システムを
新しくして、今の時代に合ったシステムを構築することです
このブログでは、システム部門を兼務してはいるがシステムの事は
あまり詳しくない、あるいは全く知らない人を対象にしていますので、
コンピュータ用語は一切使わず説明します
でも、システムに詳しい方にもシステム移行のテクニックなど
ご参考になる事も書きますので、是非ご覧ください。
これから先はシステム移行の一般的な流れに沿ってテクニックも踏まえて
説明していきますが、その前に最も重要な事を３つお伝えします。
３つの重要事項
（１つ目）
まずあなたは、ベンダーの営業とSEに、システムの事など一切
分からないと最初に伝えて宣言してください！
→（これであなたは知らない！と堂々言えますし気が楽になりますね
システムの開発はベンダーがしっかりやってくれますので安心を）
（２つ目）
しかし、システムについては知らないあなたにも、
必ずやってもらいたい事です。
それは社内の各部署からキーマンとなる人（業務に詳しい人、システムの
移行に理解のある人）を選んでください
→（今後、このキーマンの職員があなたの味方となってくれます）
（３つ目）
あなたにお願いです！今までのあなたと少しだけ変わってください
それは 良い意味での「人たらし」になってください
１つ目の重要事項は社外のベンダーに対して
２つ目の重要事項は社内の職員に対して
この両方者をやる気になってもらい、本稼働まで頑張って貰うために
3つ目の重要事項はあなたに変わってもらう事なのです
「あなたがそんなに言うなら」
「そんなに会社のためを思っているのなら」
「そんなに我々の事を思っているのなら」
「あんなに頑張っているのなら」
という気持ちになってもらってください。
多少、無精髭をはやしておいても良いでしょう
白髪を染めていたら 染めるのをしばらくやめて苦労感を演出して
疲れた感じを少しずつ出してください
（これらは意外と効果がありますよ）
「人心」をつかむのです！
そして社内の「段取」と「調整」！ システム団長となってください
これさえ出来れば、システム移行が７０％ぐらい終わったようなものです
では 次に一般的なシステム移行の流れを御覧ください
一般的なシステム移行の流れ
１，ベンダーの選定
２，ベンダーの営業・SEと社内の現状のヒヤリング
３，概算見積もり（粗々の見積もり）→ 社内の包括決済
４，新システム移行 プロジェクトチームの発足
５，新システム要件定義
６，本見積もり → 社内決済
７，新業務のフロー決定
８，開発
９，データ移行
１０，テスト
１１，講習会
１２，本稼働
こんな感じにシステム移行は本稼働に向けて流れていきます
この１～１２を流れに沿って説明していきますが
最初にも言ったように専門用語は一切使いませんので
専門的な流れの項目については概略だけの説明にします
特にテクニックを使うところは詳細に説明していきます
１，ベンダーの選定
（全国区の大きなベンダー）か？
（聞いたこともない小さなベンダー）か？
導入する企業の考え方もありますが
あなたの会社の業務にあわせて
新たにシステムを作るのか？
あなたの会社の業務に特化したシステムを販売していて
業務に特化したシステムを導入するだけなのか？
どちらにするかで 費用は大きく変わってくると思います
ここで開発費用について お話しします
プログラムを開発する人たちを一般的にSEと言いますが
このSEの費用が システム移行の費用の大部分を占めます
（SE費用の考え方）
一人のSEが システムを開発するのに何ヶ月かかるのか
これを一人月（イチニンゲツ）という単位で考えますが
この一人月の費用がベンダーにより違うのです
私の今までの経験則では
一人月 １００万円～２００万円
「大きいベンダー」「小さいベンダー」でかなりの開きがあります
私見ですが 高ければ質の良いSEで安いとそれなりのSE
とは言えないと思います
最初にお話ししたように
最初からシステムを新しく構築する場合は結構費用がかかります
また、業務に特化したシステムでも 業務に合わなければ
その業務に合うように変更するのに割と費用がかかります
どちらにしても 一長一短ありますが
次にお話しする
「２，と３，のベンダーのヒヤリングと概算見積」で
ベンダーの選定を判断するのが良いと思います
ベンダーの選定で最も注意する事
基幹業務のベンダーは極力 １社に絞る
近年 複数社のベンダーがシステムを構築している
大手メガバンクで ATMの不具合による入出金や送金が
出来なくなる事例があったのを覚えていますか？
複数社のベンダーがシステムを構築すると
不具合があった場合の 責任の所在が分からなくなり
復旧に時間がかかってしまうのです
ベンダーと業務のヒヤリングとその後の概算見積
ヒヤリングの時は あくまでも あなたとベンダーの営業とSEが
あなたの会社の業務について概要をヒヤリングします
この時あなたは 業務について出来る限り詳細に話してください
さらに こうしたい ああしたい こうなって欲しい
など 夢でも何でも 将来の事も合わせて 話してください
その話しを元に ベンダーは概算の見積を出してきます
ここでも あなたは社内の業務の説明だけで 良いのですよ
専門的な話しは一切しなくて良いのです
システム的に出来る出来ないは ベンダーが判断することですから
ここで一つ テクニックをお伝えします
＜テクニック１＞
概算の見積に「予備費」的な項目を追加して
費用をある程度乗せて 見積を出してもらう
何故？って？
それはシステム移行の途中で必ず
追加の案件が出るからです
毎回「高い 高い」と言われながら 決済もらうの
嫌ですもんね
これは、あなたとベンダーとで 手を握っておいてください
この話しが出来るベンダーを選定すれば良いのです
ベンダーもあとから追加の見積を出すのも忍びないし
あなたも 社内の調整に苦労しますから
ある程度の費用を乗せたほうが後々都合が良いのです
もしこの費用を使わなければ 値引きしてもらえば良いし
追加があれば この乗せた費用で開発してもらうのです
それでも高いシステム移行の費用
さて いよいよベンダーから概算見積が出ました
たぶん 出てきた概算見積にあなたは
驚愕するでしょう
開発費用が１０００万円？ ３０００万円？ ５０００万円？
さらに保守料が毎月 ２０万円？ ５０万円？ ８０万円？
そうです！システム開発は高いんです！！
高い見積もりを経営者に見せて
もう役員から あなたは「敵だ！」のような言われ方を
されるかもしれません・・・
でもくじけないでください 話し方一つです
一つ一つ丁寧に説明して 納得してもらいましょう
ヒント！（こんなふうに話してみて）
・現在のコンピューターは老朽化のため保守切れしてしまう
・数十年前の古いシステムのため顧客の要望に応えられず
現状 顧客離れが発生している
・手書きなどの手作業が多いので本来の業務に集中出来ない
・システム移行出来れば 職員の労働環境が改善します
・管理資料が少なく職員の売上、利益意識が低い
・開発費用をリースにすれば 月額費用は抑えられる
などなど 経営者の方々に 少しでも理解されるように頑張ってください
「人たらし」であれ！
・絶対に今 新システムの移行をしましょう！
・先延ばしするのは次の世代の職員に申し訳ない
・今こそシステムを移行するときです！
是非 ご決断ください！
などなど 熱く語るあなたに対して
どれだけの経営者が直ぐに決断してくれるでしょうか
そこで テクニック２です
＜テクニック２＞
経営者の中から良き理解者を見つけて
徹底的にその方の「人心」を掴んで
こちら側に引っ張り込んでください
その方を「たらしこむ」のです
良い意味での「人たらし」
になってください
システム移行が終わるまで 少しの間
あなたは 悪（ワル）になってください
気持ち良く 経営者から決済を貰いましょう
だってコンピューターが止まってしまったら
会社だって困りますから・・・
あなたは本当は
良い人なのは
分かってますよ
新システム移行プロジェクトの発足会
さて 無事に決済も通って いよいよ
新システム移行プロジェクトの開始ですが
ちょっと待って！その前に
プロジェクトの
「発足会」
を開催してください
ちょっと 面倒に思うかもしれませんが
これが後々役に立つのです
＜テクニック３＞
たとえ少人数だろうがキーマンとなるであろう
各部門の職員をプロジェクトのメンバーとして選定して
最初に発足会で一同に顔合わせをします
出来れば社内の経営者の方やベンダー側の経営者の方
などに出席をお願いして
この「プロジェクトの意義」などを話してもらいます
ここにいるメンバーに今回の新システムの移行については
任せますよ！と言ってもらいましょう
発足会をすることにより各部門のキーマンに このシステム移行について
＜当事者意識＞
を持ってもらうのです
これが 非常に重要で システム移行なんて
当然みんな分からないし 担当なんて やりたくないですよ
でも 発足会で何となく 俺達、私達も協力しなければ
という気持ちになって貰えば
システム移行について 協力者が増えた事になるますよね
「本稼働に向けて一緒に頑張ろう！」
となれば 少しだけゴールが見えてきますよね